São milhares as empresas brasileiras que possuem uma frota, seja de uma unidade ou de centenas de veículos. O desafio de gerenciar esse patrimônio, quem os utiliza e todos os aspectos relacionados à economia, segurança, função e sustentabilidade é diário. A resposta para que uma organização tenha o controle ideal e a melhor performance nesse setor está na fundação de sua Política de Frotas.
A definição de uma política é fundamental para direcionar as ações do departamento de gestão de frotas, bem como orientar de forma clara quais os deveres e direitos dos funcionários que utilizam carros para desenvolver as atividades da empresa.
Levantaremos aqui os pontos indispensáveis que executivos e gestores devem considerar para criar ou melhorar a Política de Frota de sua corporação. Esse processo envolve métodos de gestão de projetos, diversas áreas e pessoas da empresa e deve ser sempre atualizado. Não existe uma receita pronta que funcione para todos os tipos de operação, então prepare-se para queimar alguns neurônios e adaptar os conceitos à sua realidade.
1. Organize a Equipe. Engaje.
Veículos e condutores integram funções e tarefas de diversas áreas dentro de uma mesma empresa. Identifique quais são essas áreas e uma pessoa chave para ser o elo entre o setor e a frota. Comunique os responsáveis sobre o início do processo de criação da nova política. Com a equipe formada, agende a primeira reunião, onde devem ser apresentados dados e argumentos de convencimento sobre a importância do tema. Com a ajuda da equipe, defina quais setores farão parte da política, pelo menos inicialmente, e os responsáveis por cada área. O objetivo do projeto deve ser claro: expor as regras, estabelecendo e documentando critérios para utilização dos veículos.
2. Identifique os problemas. Perceba a urgência.
Dê um tempo, pode ser alguns dias, para que cada membro da comissão que abaca de ser criada reflita sobre o tema e, principalmente, liste os principais problemas enfrentados pela empresa quando o assunto é o uso de veículos. Na próxima reunião, ficará ainda mais clara e urgente a necessidade da implementação do projeto. E as soluções vocês irão encontrar na próxima etapa do processo.
3. Defina protocolos. Crie cultura.
No fim das contas, tudo se resume a regras. Não veja isso como um ponto rígido demais ou negativo. Regras facilitam o dia-a-dia, organizam atividades e otimizam decisões. Com os termos claros para as pessoas, cria-se algo maior: cultura. Nesta importante etapa, será definido o departamento responsável pela Política de Frotas, os líderes de cada área e uma lista com nomes, cargos, email e telefones. Aqui, todos os protocolos de uso serão documentados: Mobilização e Desmobilização, Elegibilidade para Uso, Itens Obrigatórios, Utilização, Abastecimento, Manutenção, Sinistros e Infrações.
4. Capacite. Traga o condutor para o time.
Prepare seus condutores com responsabilidade e informação. É essencial manter uma agenda anual de treinamentos e conteúdo diversos para que esses motoristas percebam sua importância para a organização, a responsabilidade que seu trabalho envolve e, contudo, estejam capacitados para tal atividade. Treinamentos, palestras e manuais sobre direção preventiva, práticas no trânsito, dirigibilidade sustentável, por exemplo, são ações instrutivas e poderosas. Preveja premiação e reconhecimento para os mais engajados.
5. Implantação. Promova a ideia.
Promova o grande momento onde a Política de Frotas e suas definições serão apresentadas. É importante expor com antecedência todos os pontos ao jurídico da empresa. Desenvolva um plano de comunicação envolvente que convide a todos para conhecer e entender a mudança de cultura que está sendo gerada. Após a implementação do projeto, defina reuniões no calendário anual para que a política seja sempre discutida, reavaliada e melhorada.
Estas cinco macro etapas são um bom roteiro e alertam para pontos que não devem ser esquecidos, mas, claro, não cobrem todo o processo. O projeto de criação de uma Política de Frotas exige tempo (seis meses, em média), dedicação da equipe e trabalho minucioso. Existe pouca literatura disponível sobre o assunto e o objetivo deste texto é fomentar a discussão.